Logística no Varejo Alimentar

Por Marcos Luthero

Qual a importância do gerenciamento da logística de compras e recebimento?

O estoque chega a representar 60% do capital de giro de algumas empresas do varejo alimentar, por isso é tão importante cuidar bem dele. Segundo Michael Bergerac, um Ex-Diretor Presidente da Revlon: “Todo erro de gerenciamento se reflete no estoque.” As micro e pequenas empresas costumam trabalhar com capital de giro apertado e a má administração do estoque pode ser crucial para a sobrevivência do negócio.

Com o acúmulo de coisas a serem feitas quando se abre um negócio, é comum que os empreendedores releguem a um segundo plano a gestão de aspectos importantes de seu negócio. Um dos pontos que costumeiramente acaba sendo preterido é a gestão de estoques. Para Juran, um dos mais importantes gurus da qualidade total: “Gerenciar é controlar e agir corretivamente. Sem controle, não há gerenciamento. Sem medição, não há controle”.

O estoque significa “dinheiro” e deve ser administrado racionalmente. Não deve ser maior do que o necessário, para que a empresa não fique demasiadamente estocada, comprometendo o capital de giro. Mas, também, não deve ser muito pequeno, de maneira que não atenda às necessidades do mercado, limitando o crescimento das vendas, e o que é pior, comprometendo a imagem do estabelecimento. Para Barbosa (1999) “Uma empresa é competitiva quando ela é capaz de oferecer produtos e serviços de qualidade maior, custos menores, e tornar os consumidores mais satisfeitos do que quando servidos por rivais”.

A eficácia na gestão dos estoques gera reflexos diretos no caixa das empresas. Em épocas de rentabilidades cada vez mais enxutas, a prática de excelência no gerenciamento das compras, recebimentos e estoques podem ser um importante aliado na busca de vantagem competitiva e melhores indicadores financeiros. Os custos logísticos no varejo alimentar é o resultado da soma de diversos componentes como, por exemplo:

• Gastos com a compra;

• Gastos com transportes;

• Gastos com o ressuprimento;

• Gastos com seguros;

• Despesas com impostos;

• Custos de oportunidade do capital;

• Custos de armazenagem;

• Custos do espaço ocupado;

• Custos da falta de mercadorias;

• Perdas por perecibilidade.

 

Como efetuá-lo corretamente?

Compras e estoques têm de ser realizadas na medida certa. Comprar a mais ou a menos do que o necessário fará certamente a empresa ter perdas. Com base no histórico das vendas e conhecendo-se os hábitos de compra dos consumidores, é possível fazer uma previsão de vendas antes de sair abastecendo as gôndolas e os estoques.

Quais os benefícios desse controle? E a falta dele, o que pode acarretar para a loja?

Uma empresa que não é capaz de prever com um mínimo de precisão como serão as suas vendas em determinado período, ou comprará a mais, empatará capital de giro e estará sujeita a perdas por obsolescência, deterioração e roubo; ou, terá produtos de menos e deixará clientes impossibilitados de levarem o que gostariam, prejudicando o faturamento.

Um estoque bem gerido ainda facilita o processo de formação de preços. Sabendo o que comprou e por que preço, o empresário pode estabelecer preços melhores, tanto para a empresa, que terá garantida a sua margem de lucro, quanto para o consumidor, que pagará o mínimo pelo seu produto.

 

Como gerenciar a entrada e saída de produtos?

Os varejistas que gerenciam de maneira adequada o sortimento de mercadorias que têm em estoque, têm uma vantagem competitiva importante. É preciso compor o estoque de maneira a gerir bem os recursos financeiros.

Administrar os estoques com eficiência, é realizar uma série de atividades buscando garantir a existência contínua de um estoque organizado, de modo a nunca deixar faltar nenhum dos itens que o compõe, sem tornar excessivo o investimento da empresa.

Para gerenciar de forma eficiente as entradas e saídas de produtos e os estoques recomenda-se:

– Manter os estoques em níveis adequados;

– Planejar, controlar e organizar as necessidades;

– Evitar faltas e excessos;

– Evitar produtos com prazos de validade vencidos;

– Gerar informações adequadas, de preferência através de sistema informatizado.

 

TÉCNICA

Dentre as várias técnicas para o controle de estoque, a universalmente mais utilizada é a técnica elaborada por Vilfredo Pareto, economista e sociólogo italiano, nascido em Paris, na França, em 1848. Apesar de secular, nos dias de hoje esta técnica de controle se aplica perfeitamente à gestão dos estoques.

            O primeiro passo para a gestão dos estoques é a classificação dos produtos em classes. Os do tipo “classe A” devem representar cerca de 10% da quantidade de itens, e valer algo como 60% do valor investido em estoques. Na “classe B”, 30% da quantidade de itens, o valor investido deve ser de cerca de 30% dos recursos investidos, e na “classe C”, que equivale a 60% dos itens, o valor dos produtos ser equivalente a algo como 10% do valor total dos estoques.

 

APLICAÇÃO

Inicialmente, deve-se separar os estoques em três grupos:

Grupo A – estoques constituídos por poucos itens, mas que representam altos valores investidos.

Grupo B – estoques intermediários, constituídos de maior quantidade de itens do que o Grupo A, representando, no entanto, menor percentual no investimento global.

Grupo C – estoques que envolvem grandes quantidades de itens, entretanto representam baixos valores investidos (em torno de 10% do total dos valores investidos em estoques).

 

GESTÃO

Os estoques dos itens classificados no “grupo A” devem ser feitos pelo menor prazo possível (semanas ou dias), uma vez que concentram grandes valores. Os estoques dos itens classificados no “grupo B” devem ter seu prazo determinado, o fluxo da demanda e o tempo de reposição. E os estoques dos itens classificados no “grupo C” podem ter o prazo de estocagem maior, pois envolvem baixos valores investidos.

 

GESTÃO DOS ITENS abc dos EstoqueS

Classe

Item

Valor

Gerência

A

10

60%

Focada

B

30

30%

Controle

C

60

10%

Estoque de Segurança

 

Critérios

Para os itens da Classe “A”:

  • Manter um controle rígido de entradas, saídas e saldos;
  • Comprar somente baseado em necessidades calculadas;
  • Manter um estoque de segurança baixo;
  • Negociar com fornecedores a garantia de entrega, de forma a poder manter estoques baixos.

 

A gerência destes itens é focada nos produtos de melhor margem e de menor giro.

 

PARA OS ITENS DA “CLASSE B” e “C”:

  •  Manter um controle moderado evitando sua falta;
  •  Comprar quantidades maiores, pois o baixo valor envolvido nestes itens faz com que despesas como frete e contatos com fornecedores tornem-se mais elevados;
  •  Manter estoques de segurança maiores.

 

A gerência desses itens é exercida através de controles e relatórios.

 

Como esse controle pode ajudar no controle de perdas?

Com o crescimento das exigências dos consumidores e rigor da legislação com relação ao prazo de validade dos produtos, não é mais suficiente ter na área alimentícia Sistemas de Controle de Estoques que controlem o estoque físico e financeiro, mas também os mesmos devem contemplar o controle dos prazos de validade, evitando constrangimento e perdas em toda a cadeia de distribuição.

Tecnologia

É praticamente impossível gerir um negócio moderno utilizando-se apenas anotações em agenda, em cadernos quadriculados ou em fichas. A gestão de compras e estoques tem que estar integrada às outras áreas da empresa, tais como escrita fiscal, contabilidade, contas a pagar, contas a receber, PDV, evitando-se duplicidades de digitações, que só agregam custos.

Uma das principais vantagens que as médias, micro e pequenas empresas têm em relação às grandes cadeias supermercadistas é a flexibilidade e velocidade com que estas se adaptam às exigências do mercado.  A empresa que não tem agilidade nas decisões perde oportunidades e não atende o mercado na velocidade que este precisa. Por outro lado, com margens cada vez mais apertadas, tomar as decisões certas na hora certa é questão de vida ou morte para quem tem negócios de pequeno e médio porte.

A chave para desenvolver uma estratégia de marketing e vendas consistente no varejo alimentar está em compreender como criar ou agregar valor para os clientes. O valor é agregado ao cliente satisfazendo-se melhor do que os concorrentes suas necessidades e desejos, tais como:

Custos – Operações de custo reduzido.

Qualidade – Alto desempenho e qualidade do ponto de vista dos clientes.

Tempo – Disponibilidade, entrega rápida, pontual e velocidade de resposta às suas demandas.

Flexibilidade – Variedade, customização e flexibilidade de volume.

Serviços – Conveniência, serviçospadronizados, atendimento por encomenda e serviços customizados.

Atender estas exigências dos consumidores só é possível valendo-se das modernas tecnologias de gestão. Outrora, estas ferramentas de administração estavam ao alcance somente de quem tinha operações em grande escala e muito recurso financeiro, devido ao montante de investimentos necessários. Mas, hoje, elas cabem até mesmo dentro do modesto fluxo de caixa das micro e pequenas empresas. Usá-las ou não depende mais da conscientização e tomada de decisão dos gestores, do que dos investimentos envolvidos.

E no estoque, como a tecnologia como ajudar no controle do que está armazenado?

Os investimentos em tecnologia possibilitam consideráveis ganhos em eficiência, rapidez e redução de custos de armazenagem e na movimentação das mercadorias, principalmente no que se refere à mão-de-obra aplicada com sua consequente supervisão e custos de salários e encargos sociais e trabalhistas envolvidos. Por isso, um dos critérios básicos a ser observado ao escolher um software de gestão de estoques é verificar se ele inclui, junto à descrição dos produtos, a sua localização dentro da área de estocagem.

É possível melhorar o monitoramento da data de validade de cada um dos produtos em exposição? Como a tecnologia auxilia nisso?

Atrelando-se a data de validade ao código de barras de cada um dos itens estocados ou a venda nas gôndolas, pode-se saber com precisão onde cada um deles se encontra e a sua data de validade. Com este gerenciamento é possível tomar medidas preventivas para acelerar as vendas dos produtos próximos de sua data de validade e com giro lento. As ações mais comuns nestes casos para acelerar as vendas são o merchandising, as promoções e propaganda, onde se busca dar aos produtos uma melhor visibilidade através da exposição, melhor localização, uso da propaganda e redução de preços, tornando-os mais atrativos.

O controle de perdas pode ser feito (ou ajudado) através de tecnologia?

Há um princípio da gestão da qualidade que diz que “o que não se mede não se controla”. As grandes redes que têm controles e facilidade para medir chegaram à conclusão de que o volume de perdas no varejo alimentar se iguala ao montante dos seus lucros. Isso é muito preocupante. Imagine quanto será nos médios e pequenos varejistas. Talvez esteja aí os recursos que estes precisam para crescer e se tornar altamente lucrativos. Portanto, quem atua neste setor e ainda não despertou para a necessidade de usar as tecnologias de gestão que ajudam a minimizar as perdas e ineficiências, precisa despertar, pois vale fazê-lo “mais tarde do que nunca”.

E o faturamento de produtos: como saber se o maior prazo de pagamento é melhor (estoque pago ou não pago)?

Já diziam nossos avós comerciantes que “para vender bem é preciso comprar bem”.  Quando o volume extrapola a capacidade de venda da loja é preciso resistir às irresistíveis ofertas dos fornecedores, de bons preços de compra e prazos alongados para o pagamento.

Como o pequeno empresário pode adquirir e usufruir de uma tecnologia dentro do seu orçamento? Como e onde buscá-la?

Hoje se compra tecnologia como se compra qualquer outro bem. Nunca na história do Brasil se teve tanta facilidade de crédito. Há financiamento acessível a todos os bolsos. Para evitar cair em ciladas e conseguir o melhor pagando menos, é preciso se informar com quem já se modernizou. De posse do nome de possíveis e bons fornecedores, é hora de solicitar propostas com diversas alternativas de financiamento. Uma das alternativas de financiamento vão desde o financiamento direto, bancado pelos fornecedores, distribuidores, financeiras e instituições bancárias privadas e oficiais. Também é sempre bom avaliar as alternativas de financiamento disponibilizadas às micro e pequenas empresas pelos bancos de fomento como o BNDES e linhas de incentivo à geração de empregos e renda como o PROGER, realizadas através do Banco do Brasil e da Caixa Econômica Federal.

Quanto, em média, é preciso para instalar certos recursos numa loja de menor porte (até 5 checkouts)?

Os investimentos necessários para uma moderna automatização e informatização de uma loja variam conforme as necessidades e amplitude, devendo ser orçado caso a caso, uma vez que a maioria das empresas já tem parte destes recursos instalados e que poderão ser integrados aos novos sistemas a serem implementados, reduzindo significativamente as necessidades de investimentos.

Marcos Luthero é Consultor, Coaching e Palestrante do Instituto Tecnológico de Negócios, nas áreas Financeira, Mercadológica, Planejamento Estratégico e Planos de Negócio. www.itnconsultoria.com.br E-mail: itn@sinos.net. Novo Hamburgo – RS.